Les questions à poser à une Wedding planner

Les questions à poser à une Wedding planner

Si vous voulez avoir accès à des lieux de réception privés, avoir des idées de design et de décor, ainsi que vivre un mariage dont vos amis et votre famille vont parler pendant des années, une Wedding planner correspond à votre besoin. Seule une professionnelle peut garantir à chaque couple le jour de rêve qu’il mérite.

Même si faire appel à une organisatrice de mariages peut représenter un coût supplémentaire, son intervention permet pratiquement toujours de réaliser des économies sur l’ensemble de l’évènement. Et n’ayez aucun doute, une professionnelle expérimentée peut assurément vous faire gagner du temps, et vous éviter le stress. Or ceci n’a pas de prix !

Les bénéfices d’interviewer une Wedding planner

Avant d’avoir vos entretiens avec une ou plusieurs organisatrices de mariages, vous devez avoir une idée de :

• Votre budget
• Le nombre d’invités
• La date à laquelle vous voulez vous marier
• La vision que vous avez de votre mariage (NOTE : si vous n’en êtes pas tout à fait sûr, ne vous inquiétez pas – avoir de l’aide est l’une des raisons pour lesquelles vous cherchez à engager une professionnelle)

Après chaque entrevue, analysez ses réponses et revenez sur l’interview en général. Attardez-vous en particulier sur les réflexions suivantes :

• Vous sentez-vous entendus ?
• Est-ce que l’organisatrice comprend votre vision ?
• Avez-vous bien la sensation qu’elle peut travailler avec votre budget ?
• Y avait-il une bonne connexion entre vous au moment de l’entrevue, et est-ce que vos personnalités sont compatibles ?

Ecoutez votre instinct. Si un entretien ne vous laisse pas une bonne impression, alors peut-être que cette personne n’est pas faite pour vous. Elle est la sous-traitante avec laquelle vous allez passer le plus de temps, il est primordial de choisir quelqu’un vous correspondant et à l’écoute de vos souhaits.

Apprendre à connaître une Wedding planner

Il est évidemment essentiel d’apprendre à connaître votre Wedding planner, et l’entrevue dont il est question plus haut, sert cet objectif également. Il serait limitatif de prendre rendez-vous avec elle juste pour demander un devis et lui communiquer un budget maximal, ainsi que la date de l’évènement.

Si vous deviez créer vous-même votre mariage, vous approfondiriez certains points avec les intervenants : DJ, traiteurs, fleuriste, etc. Vous devez faire encore plus lors de ce rendez-vous, car elle va vous représenter, et sera la clé de voûte de l’évènement. Il y a donc toute une série de questions à poser absolument. Voici les 6 questions de base :

1. Êtes-vous libre le jour de notre mariage ?
2. Décrivez-nous le mariage le plus complexe que vous avez organisé et comment avez-vous géré les problèmes qui sont survenus ?
3. Depuis combien de temps faites-vous ce métier ? Avez-vous une formation en la matière ?
4. Combien de mariages avez-vous organisé du début à la fin ? De quand date le dernier ?
5. Combien de clients prenez-vous par an ? Combien comptez-vous en avoir le mois de notre mariage ?
6. Faites-vous ce métier à plein temps ? Dans la négative, que faites-vous à côté ?

Travailler avec d’autres fournisseurs

L’organisatrice de mariage va travailler avec d’autres fournisseurs, comme le traiteur par exemple. Ces intervenants et leurs services sont très importants ; elle va les gérer à votre place. De ce fait, vous devez vous assurer de quelques points :

• Faut-il travailler qu’avec les fournisseurs qu’elle recommande, ou avez-vous la liberté d’engager quelqu’un d’autre, même si elle n’a jamais travaillé avec eux auparavant ?
• Prend-elle une commission, a-t-elle droit à des ristournes de la part des fournisseurs qu’elle recommande ?
• Va-t-elle assister à toutes les réunions avec les fournisseurs et vous aider à étudier tous les contrats, et ainsi vous assurer que tout est bien en ordre ?
• Va-t-elle vous facturer tous les honoraires des fournisseurs, ou devez-vous payez chaque fournisseur vous-même ?
• Si des problèmes surviennent avec les fournisseurs avant, pendant ou après votre mariage, qui les gère ?

L’ampleur du travail

Préparer cet évènement est d’une grande ampleur. C’est d’ailleurs l’un des intérêts que d’en déléguer le poids à une organisatrice de mariage, et de vous contenter de profiter de VOTRE moment. Par contre, l’entrevue doit servie également à définir les détails de son travail, lesquels pourraient se résumer en ces 5 questions :

• Quel genre d’organisation propose-elle ? Uniquement de la logistique ou la conception et la logistique ?
• Prend-elle en charge chaque aspect de l’organisation du mariage ou pouvez-vous faire certaines choses vous-mêmes ? En d’autres mots, quels côtés de l’organisation est de votre responsabilité ? Par exemple, certaines organisatrices de mariages acceptent de réaliser les invitations, d’autres préfèrent que les futurs mariés s’en chargent personnellement.
• Est-elle la personne qui va assister à votre mariage ou s’agira-t-il d’une autre collaboratrice ? Combien d’assistantes a-t-elle ?
• En cas d’urgence l’empêchant d’être là le jour du mariage, qui est l’intervenante de secours ? Quelles sont ses qualifications ?
• Reste-elle sur place après le mariage pour s’assurer que tout a été démonté et que tous les fournisseurs sont bien repartis ?

Vos rapports avec l’organisatrice de votre mariage

Même s’il est bien de faire connaissance avec cette professionnelle, il est nécessaire également d’aborder 6 points de votre collaboration. Car si le mariage est l’évènement vers lequel l’essentiel de vos questions va converger, il ne faut pas perdre de vue qu’un lien professionnel vous unit. Il faut l’approfondir.

• Une fois que avez engagé votre organisatrice de mariages, dans quel délai allez-vous recevoir le contrat ?
• Après qu’elle ait eu connaissance de votre budget, va-t-elle vous fournir un devis détaillé ?
• Si des changements devaient survenir, le contrat sera-t-il remis en question ? Le prix revisité ?
• Comment facture-t-elle ses services ? A l’heure, au pourcentage sur le prix du mariage, un prix forfaitaire pour son intervention, un prix variable selon les services que vous validez, etc. ?
• Existe-t-il des frais qui ne sont pas inclus dans sa proposition et que vous devriez connaître ?
• Peut-elle vous fournir un portfolio et/ou une vidéo des mariages qu’elle a organisés ?